Manage Your Project Portfolio: Increase Your Capacity and Finish More Projects

"Manage Your Project Portfolio" is another excellent Pragmatic Programmers book. If you've read any of the other Pragmatic Programmers books, then you know that the company publishes lots of high-quality books for developers, focusing on agile practices. Having read several other Pragmatic Programmers books, this book was definitely not a let down.The main topic of this book is agile project management--how to collect, sort, rank, and execute lots of projects given limited time, scope, and manpower. While the ideas (like all agile ideas) are inherently simple and straightforward, agile project management is far from the norm in most organizations. This book analyzes project management from the ground up, starting off with the basics, and working up to the most intricate details and scenarios--all practical and useful.**If you're trying to decide whether or not to purchase this book:** Buy. It. Now. This book is extremely well written, and packed with useful information that will help you (no matter what level of organization you're at) manage your projects more effectively, and greatly increase your overall project completion rate. As a technical lead myself, I found this information incredibly valuable. Don't wait! Get it :)On to my full review! Below is the layout of the book, hopefully this gives you some idea of the content inside:- Preface- Meet Your Project Portfolio- See Your Future- Create the First Draft of Your Portfolio- Evaluate Your Projects- Rank the Portfolio- Collaborate on the Portfolio- Iterate on the Portfolio- Make Portfolio Decisions- Evolve Your Portfolio- Measure the Essentials- Define Your Mission- Start Somewhere ... But StartThe book goes at a pretty even pace throughout, gradually explaining more and more details and process involved in project management. It's meant to be read through from start to finish (and should be, it's relatively short, only ~250 pages).Overall, I really liked this book. I learned a lot about project management. Here are some of the gems:- Multitasking is evil. Have people work on a single project at a time. This greatly improves performance and allows you to be agile in your management approach. You can calculate expected project completion times better, you'll get better feedback from your customers, you'll keep others happy with your transparency, etc.- Collect *all* projects in the portfolio. Every single one should be collected. This way you have a single list of on-going projects, and can reference it without worrying about missing stuff.- Each project needs to be reviewed at the end of each iteration (typically 1 -> 4 weeks). This lets you remain agile in your project approach. Should we continue with this project? Should we make adjustments to its goals? Should we kill it? Should we consider it at a later time?- Any projects that aren't in progress, in the backlog, or killed should be in the parking lot. This is a special location that you'll go to periodically to revisit old ideas, and consider starting them.- Wait till the last minute to commit to things (project funding, staffing, emergency requests, etc.). This will allow you to remain agile with your management.Again--this was an awesome book. I highly recommend it.

Rothman's latest effort is all about how to create and use a project portfolio effectively. Note that while the author discusses how a collection of projects might together form real value, a program, this is not the focus of this book. After discussing project portfolio basics, the author discusses project evaluation, portfolio ranking, portfolio collaboration, portfolio iterations, portfolio decisions, portfolio evolution, and ends by addressing mission. This book was composed very well, and this reviewer especially found valuable the manner in which the author points to prerequisite areas of the book by page throughout in case the reader does not read sequentially. As Rothman indicates, a project portfolio is simply the organization of projects, by date and value, to which the associated organization commits or is planning to commit. A project portfolio helps the practitioner decide when to commit to a project so that a product development team can start or continue a project, understand when it is time to terminate a project so that a team might be freed for other work, determine when to transform a project and commit to the resultant project, and serve as a visual tool to help enable negotiation on how to tackle projects when it is difficult to decide what to do next.The author points out that "if everyone in your organization (senior managers, middle managers, technical leads, functional managers, and project managers) is wedded to a serial life cycle and no one is willing to consider finishing valuable chunks of work frequently, you can't use a pragmatic approach to managing the project portfolio". In addition, "when your organization's management refuses to make a project portfolio, that lack of decision making is guaranteeing at least one or more schedule games. Or, people will decide which project to work on first, and that decision may not agree with yours. Without project portfolio management, you have more projects competing for the same - and limited - number of people. You find you can't commit to which people work on projects when, you're awash in emergency projects, and you and your staff are running yourselves ragged multitasking" which research has consistently shown to be unproductive. While "Manage Your Project Portfolio" is not a technical text by any means and is expected to be an easy read for most audiences, the author did decide to include a couple of very effective diagrams in the second chapter that if understood by the reader will help navigate the rest of the text by understanding what a project portfolio does for the organization, and what happens when no one manages the project portfolio.In addition to providing new material, Rothman effectively ties in the insights of a number of other authors in this space, and this reviewer especially enjoyed seeing multiple references to Frederick P. Brooks and Gerald M. Weinberg. The manner in which the author incorporates agile philosophies is especially well done. Her discussion on velocity, both individual and team, for example, is quite effective. "Since I've been working in the field, my managers and clients have been trying to measure productivity. What a waste. Individual productivity means nothing. What does mean something is a team's throughput." While many readers might have already come to the same conclusion, Rothman really drives home this point. "If you try to measure individual productivity, you will get some data. And, the people whom you are measuring will game the data, have no fear. If you measure code, they'll write a ton. If you measure tests, they'll write a bazillion. If you measure files, they will have many more than the project needs. No matter what you measure, if it's not running, tested features, then they will game the system. Don't do it. But you say, I have several single-person projects. Surely I can measure that person's productivity. Um, no, you can't. First, I doubt that those people resist talking to each other. Second, how will you compare productivity? If Davey gets the easy projects and Sally gets the hard ones, who is more productive? I can't tell, and neither can you. Stop trying."

While the starting point for this book is a confidence that agile practices really help teams deliver better applications better - the other terminus is an understanding of how those same practices applied at the level of team leads and middle managers can help the entire organization deliver more business value, through better applications, with greater predictability.If you are a manager and are looking for some sense of how agile practices are relevant to the decisions that you make - read this.If you are an executive and are looking to understand how to help your software teams turn out better products with less drama - read this.If you are on a software team and love agile, but can't get your manager to really commit to agile practices, buy him or her this. This explains the WIIFM for agile adoption at the manager level. (WIIFM - What's in it for me?)

I was very disappointed with this book. It is focused on the IT field so if you belong to other industries it may be of low value. I believe the book cover or back cover should have indicated this orientation. On the other hand it is VERY BASIC.If you are looking for an intermediate or advanced book, or if you are looking for implementing professional PPM I do not recommend this book, there are other several books who better serve this purpose.

Ich bin auf das Buch selbst über eine "Buchtipps"-Liste aus einem Blog aufmerksam geworden. Er empfand es als ein außerordentlich "anderes", ungewöhnliches PPM Buch, und ich denke, da gebe ich ihm recht.Johana Rothman (JR) bleibt jederzeit direkt auf der Praxisebene. Sie sind selbst „nur“ Teamleiter? Oder mittleres Management? Oder Senior Management? JR geht auf die Umsetzungsmöglichkeiten von jeder Ebene aus ein – auch unter „widrigen Umständen“, wenn das Management über Ihnen oder der Rest der Organisation nicht „mitspielt“, es keine Mission und keine Strategie gibt.Für jemanden, der aus einer sehr konventionellen Organisation kommt wie ich, ist es ziemlich revolutionär, wenn jemand etwas sagt wie:„In einem Buch über Projektportfolio-Management mag sich das komisch anhören, aber wenn Sie können, hören Sie auf, Projekte zu machen!“Sie meint damit, dass es das Management der Unternehmensvorhaben deutlich vereinfacht, wenn agile Methoden und lean kombiniert werden, und Arbeitsaufträge immer für kurze Zyklen (bspw. 1 oder 2 Wochen) vergeben werden, und anschließend gemessen werden kann, wie hoch der erzeugte Nutzenbeitrag dieses Zyklus war.Ebenso sagt sie:„Jährliche Budgetfestlegungen sind Unsinn. Niemand kann so weit in die Zukunft sehen – nach spätestens 3 Monaten hat sich so viel geändert, dass Sie Ihren Zeit- und Budgetplan sowieso ändern“.Durch ihre Empfehlung, in kurzen Nutzeninkrementen zu arbeiten lassen sich auch Budgets für sehr kurze Zyklen freigeben und zuordnen.Überschriften im Abschnitt zur Projektpriorisierung lauten z. B. „Warum Sie keinen ROI für das Ranking verwenden sollten“, bricht damit mit vielen konventionellen betriebswirtschaftlichen Sichtweisen und begründet dies auch – in der Regel damit, dass bei einer seriellen Projektbearbeitung („Wasserfall“) einfach nicht die richtigen, aussagekräftigen Informationen zu Fortschritt und Wertschöpfung des Projekts generiert werden, und man sich daher notdürftig mit Krücken behelfen muss.Das hört sich jetzt aus dem Kontext gerissen – zumindest für mich – teilweise abgehoben an, wird von Johana Rothman aber sehr plausibel hergeleitet und in den Kontext eingebettet.Ich habe auf meinem eigenen kleinen Blog noch recht umfangreich weiter über das Buch und seine Inhalte geschrieben - länger, als es hier den Rahmen sprengen würde. Daher folgen hier nur noch ein paar Absätze. Wer mehr lesen möchte, gerne unter uberwork bei wordpress im Reter Book Notes (auch deutsch).Johana Rothman möchte glasklar ihre Erfahrung rüberbringen, dass Multitasking der Tod jeder Effizienz ist. Sehr interessant fand ich hierzu ihre Aussage:„Als ich noch eine junge Portfolio-Managerin war, war ich unheimlich stolz darauf, als meine Teams nur noch jeweils 2 Projekte parallel bearbeiteten. Schließlich war es vorher im Unternehmen normal gewesen, dass Teams 4 oder noch viel mehr parallele Projekte hatten. Und es hat auch einen gewissen Effizienzgewinn gebracht.Aber so richtig ist die Produktivität durch die Decke gegangen, als jedes Team während eines Zyklus nur noch 1 Projekt bearbeitet hat. Die Teams haben sich dadurch voll konzentriert und untereinander geholfen, Rollen übernommen und sich tief in die Aufgabe eingedacht.“Ebenfalls sehr angenehm an dem Buch finde ich, dass es ihr bei den empfohlenen Vorgehensweisen zwar auf hohe Konsequenz ankommt, aber die Vorgehensweisen selbst möglichst einfach (lean) sind – Portfoliomanagement ist bei Johana Rothman keine komplexes, kompliziertes und formelstarrendes Konstrukt von Kennzahlen – am liebsten ist ihr ein Kanban Board und Post Its.Zu den Grundsätzen, die mir besonders gut gefallen haben zählen auch: Vertrauen/Zusammenarbeit, Leistung kommt nur auf Teamebene zustande, warum es einfach nicht sinnvoll und möglich ist zu versuchen, Leistung auf individueller Ebene zu messen, warum empfundene „Unfairness“ und Incentives oft zu „Tricksereien“ bezüglich der Kennzahlenbasis führen – die dann keine sinnvolle Aussage mehr liefert.Außerordentlich wichtig ist JR auch, dass dem Portfolio eine konkrete Mission zugrunde liegt – eine klare Festlegung, was man tun will, was wichtig ist und wo man hin will, und was nicht. Auch hier wieder: falls das Unternehmen keine hat, muss man sich selbst eine für den betroffenen Bereich machen. Überhaupt benötigt jeder Bereich eine solche Mission. Daher geht sie im Buch recht ausführlich darauf ein, wie eine solche Mission aussieht, was sie ausmacht und wie man sie erstellt.Ich war ziemlich beeindruckt von der Vielzahl an zitierten weitergehenden Büchern zu Methoden, wenn man zu bestimmten Aspekten mehr Informationen möchte. Eine Reihe davon sind von Johana Rothman selbst geschrieben worden. Jetzt könnte man sagen, dass sie dadurch nur sich selbst vermarktet, aber der Eindruck entsteht bei mir nicht groß – eher der Eindruck, dass sich Frau Rothman in ihrer Karriere und Beratertätigkeit schon mit sehr vielen Themen intensiv beschäftigt hat, die zu hervorragendem Führen und Projektmanagement (besonders im IT Kontext) gehören. U. a. auch Themen wie Auswahl und Einstellung geeigneter Mitarbeiter – ein Thema, das für viele Projektmanager und Führungskräfte wichtig ist. Und dass Sie daher auch entsprechend Bücher darüber verfasst hat. Ich vermute, einige davon werde ich in Zukunft auch noch mal lesen… sie verweist aber auch passend auf eine ganze Reihe Bücher anderer Autoren, von Allen bis Weinberg.Sehr gut gefallen mir im Buch auch die vielen kurzen Beispiele von Projektmitarbeitern, Entwicklern, Managern etc. echter Firmen zu den jeweiligen Sachverhalten – das macht die Aussagen sehr konkret, und ist doch kürzer gehalten, als die verbreiteten Fallschilderungen in vielen amerikanischen Managementbüchern.Das Buch (erschienen 2009) gibt es leider nur auf Englisch. Der Schreibstil ist allerdings sehr angenehm und kollegial.JR hat einen beruflichen Background, der sich auf IT-Organisationen bezieht. Allerdings nennt sie mehrfach, dass die Ansätze in Produktions-Umgebungen genau so funktionieren.An dieser Stelle muss ich mir noch sehr viel mehr Gedanken machen und mit anderen austauschen, da ist mir die Übertragbarkeit auf bspw. Dienstleistungsunternehmen noch nicht klar.Sehr ungewöhnlich war für mich beim Lesen, dass ich normalerweise die für mich interessantesten und wichtigsten Stellen unterstreiche. Beim Lesen dieses Buchs habe ich mich dabei ertappt, wie ich eigentlich das ganze Buch unterstreichen wollte, weil die Passagen entweder für mich besonders interessant waren, oder ich im Kopf „ja genau! Genau so sieht es bei uns auch so aus – das sehe ich genauso!“ gedacht habe.Diese Rezension allein wird nur bedingt aussagekräftig sein – man „muss“ einfach das ganze Buch haben und von A bis Z lesen.NotizenEin Vorwort hat Tim Lister geschrieben, langjähriger beruflicher Partner von Tom DeMarco und mit ihm Autor solcher Klassiker wie Peopleware, Bärentango und Risikomanagement ist Projekt-management für Erwachsene.Er schreibt: „… es gibt wenige Projektmanagement Bücher, die zeigen, wie man die Prioritäten richtig setzt… das Wichtigste ist doch: die wertvollsten Projekte als Erste zu bearbeiten. Lasst uns nicht Projekte starten, sondern abschließen! … Wenn du es schaffst, ein priorisiertes Portfolio zu erzeugen, hast du einen großen Schritt vorwärts gemacht. Aber Johana spornt uns zu einem noch größeren Schritt an: den Fokus auf den Abschluss von Projekten zu legen, nicht das Starten. Sie sagt: Ihre Kunden wollen Produkte, die voll sind mit gut getesteten Funktionen, die sie brauchen. … Bis der Kunde etwas erhält, hat man nichts geschaffen – nur wer geliefert hat, hat geliefert. Irgendwie sind wir ein Haufen von Startern geworden, nicht Erledigern. Viele Unternehmen haben verlernt „Nein“ zu sagen oder „Nicht jetzt“. Sie haben eine Menge unterbesetzter Projekte, die sich dahin schleppen und niemandem Wert bringen, sondern frustrieren und jede Menge Ressourcen ineffizient verschwenden. … Dieses Buch sollte in einer Gruppe gelesen werden – besonders, wenn Sie „bei Null“ anfangen. Es ist ein Buch zum Diskutieren und randvoll mit Ideen.“

I read this book because it was part of the reading list of a module for a MSc in Project management. I have to underline that, at the beginning, the book sounded as a bit “un-balanced” while compared with the other text books that are plenty of theoretical concepts and characterized by an academic approach in terms of “tuition”. This fact was clashing with the Rothmans’s pragmatic approach and writing style so that I temporary abandoned this reading since I thought it was “out of the module context”.Nevertheless, over time, I began reading the Rothmans’ book in order to understand the others: it was not so un-usual for me to look in the “Manage your Project Portfolio” index and content to understand theoretical concepts and actual consequences of the topics considered by other authors. At the end of the module this behaviour was no longer an attitude but my usual and actual approach.I think that this book is surrounded by a strong theoretical framework (never trivial but insightful and consistent) and that just there it is possible to find samples, real cases got from the author’s experience and answers to the challenges that a Project Portfolio Office and Business Managers are daily expected to deal with.I have also appreciated the approach supported by Systems Thinking theory, learning cycles, the never ending attempt to consider and constructively criticize different perspectives and the writing style. Again, it is achieved without losing the view on most recent theories and actual approaches to the topic in scope (PPM and Business Management).While I was under pressure, “Manage your Project Portfolio” was both a survival guide and a point of reference because it was and it is well focused on the stated topic, understandable, pragmatic although supported by proper and up-to-date theories and open to different standpoints. I suppose this could be also the reason why the faculty included this reading among the mandatory module material.Giorgio